Ред Архив

Ред Архив – система управления электронными архивами и корпоративными знаниями на базе технологий генеративного искусственного интеллекта. Решение подходит для компаний любого масштаба: от небольших организаций до крупных корпораций с разветвленной структурой.

Используйте Ред Архив, чтобы повысить прозрачность делопроизводства, сократить время на поиск информации, автоматизировать взаимодействие с клиентами и сотрудниками и гарантировать соответствие нормативным требованиям.

Преимущества системы

Масштабируемость

Система адаптируется под растущие объемы данных: можно наращивать хранилище и расширять функционал без потери производительности.

Безопасность данных

Реализованы многоуровневые механизмы защиты:

• шифрование информации при хранении и передаче;
• разграничение прав доступа по ролям;
• двухфакторная аутентификация;
• журналы аудита всех действий пользователей;
• защита от несанкционированного копирования и использования информации.

Соответствие законодательству

Платформа учитывает требования российского законодательства к хранению документов (ФЗ_63 «Об электронной подписи», ФЗ_152 «О персональных данных» и др.).

Интеграция с другими системами

Легко встраивается в существующую ИТ_инфраструктуру: совместима с системами ERP, CRM, системами электронного документооборота (СЭД) и офисными пакетами.

Надёжность и отказоустойчивость

Резервное копирование, репликация данных и возможность развертывания в облаке или на собственных серверах минимизируют риски потери информации.

Экономия ресурсов

Сокращает затраты на бумажное делопроизводство, аренду архивных помещений и ручной поиск документов.

Поддержка разных форматов

Работает с текстовыми документами, сканами, мультимедиа и специализированными форматами.

Оперативность обслуживания клиентов

Обеспечивает точные ответы на запросы 24/7, повышая лояльность и удовлетворённость клиентов.

Ускорение адаптации персонала

Персонализированное и автоматизированное обучение помогает новым сотрудникам быстрее погрузиться в работу.

Мгновенный доступ к информации

Позволяет мгновенно находить нужные данные в корпоративной базе знаний, экономя время и повышая качество принимаемых решений.

Основные функции

Загрузка и регистрация документов:

• пакетная загрузка файлов без ограничений по количеству и размеру;
• автоматическое распознавание и классификация (OCR);
• автоматическое индексирование и заполнение карточек документов;
• присвоение метаданных и штрих_кодов;
• создание карточек документов с настраиваемыми полями.

Формирование информационных ресурсов:

• сбор данных из смежных информационных систем;
• интеграция текстовых документов и медиафайлов;
• создание синтетических материалов, в т. ч. с применением генеративного ИИ.

Хранение и организация:

• структурирование по категориям, проектам, датам и другим критериям;
• версионность документов (отслеживание изменений);
• хранение в соответствии с установленными сроками (включая сроки уничтожения);
• создание и ведение архивов знаний;
• поддержка форматов: TIFF, JPEG, GIF, BMP, MS Word, Excel, PDF.

Поиск и фильтрация:

• полнотекстовый поиск по содержимому и метаданным;
• интеллектуальный поиск с использованием ИИ;
• индексированный и реквизитный поиск;
• поиск по атрибутам документа;
• фильтры по дате, автору, статусу, типу документа и пр.;
• расширенные запросы (в т. ч. с использованием регулярных выражений);
• быстрый доступ к часто используемым документам через «Избранное».

Работа с документами:

• просмотр и хранение документов распространенных форматов: TIFF, JPEG, GIF, BMP, MS Word, Excel, PDF;
• редактирование онлайн (совместно или индивидуально);
• аннотирование и добавление комментариев;
• наложение масок с информационными заметками на образы бумажных документов;
• сравнение версий с подсветкой различий.

Управление доступом:

• сквозная аутентификация пользователей;
• настройка ролей и прав (администратор, редактор, читатель и т. д.) в соответствии с организационной ролью сотрудника;
• делегирование задач и уведомлений;
• контроль действий (кто, когда и какие изменения внёс).

Автоматизация процессов:

• маршрутизация документов по заданным сценариям;
• автоматические уведомления о сроках, изменениях и задачах;
• шаблоны рабочих процессов (например, согласование договоров).

Взаимодействие с базой знаний:

• генерация ответов на вопросы пользователя на основе корпоративной базы знаний;
• организация интеллектуального поиска по сформированным ресурсам;
• формирование синтетических материалов с применением технологий генеративного искусственного интеллекта.

Отчётность и аналитика:

• формирование отчётов по использованию архива, активности пользователей, статусам документов;
• визуализация данных (графики, диаграммы);
• экспорт отчётов в формате PDF, таблицах Excel и других форматах.

Резервное копирование и восстановление:

• регулярное автоматическое резервное копирование;
• возможность восстановления отдельных документов или всего архива;
• геораспределённые копии для катастрофоустойчивости.

Приобретайте Ред Архив обеспечивает, чтобы обеспечить полный цикл работы с электронными документами и корпоративными знаниями – от загрузки и классификации до долгосрочного хранения и безопасного уничтожения.